Rappels de paiement
Les rappels de paiement vous permettent de relancer automatiquement ou manuellement vos clients en cas de factures impayées.
Les rappels de paiement vous permettent de relancer automatiquement ou manuellement vos clients en cas de factures impayées. Dans cet article, vous découvrirez comment configurer les règles de relance, personnaliser les messages envoyés, et suivre l'historique des rappels associés à chaque facture.
Configurez les règles de relance
Dans Foldio, les rappels de paiement ne sont pas configurés globalement, mais spécifiquement pour chaque journal comptable. Cela vous permet d'adapter vos règles de relance en fonction de vos différentes structures ou méthodes de facturation.
Pour activer et paramétrer les rappels de paiement pour un journal donné :
- Rendez-vous dans
Paramètres → Optionnels → Journaux comptables - Sélectionnez le journal comptable concerné
- Accédez à l'onglet Rappels de paiement
- Activez l'option, puis définissez vos règles de relance. Vous pouvez ajouter jusqu'à 3 niveaux de rappels de paiement en cliquant sur "Ajouter un rappel".
Si vous avez besoin de plus de niveaux de rappel, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@foldio.app.
Définissez les niveaux de rappel
Le délai
Indiquez le nombre de jours après la date d'échéance de la facture à partir duquel l'action doit être déclenchée.
Les rappels sont activés automatiquement, dans l'ordre chronologique, en fonction du nombre de jours écoulés après la date d'échéance.
L'action
Définissez l'action à effectuer automatiquement par Foldio. Deux options sont disponibles :
- Envoyer un e-mail : envoie automatiquement un message à partir d'un modèle d'e-mail prédéfini.
- Créer une tâche : génère une tâche dans le dossier lié à la facture, à partir d'un modèle de tâche spécifique.
Le modèle
Sélectionnez le modèle d'e-mail ou de tâche à utiliser pour l'action choisie.
Veillez à préparer vos modèles d'e-mails et de tâches à l'avance, selon vos processus internes, pour simplifier la configuration des rappels.
Rappels et facturation électronique (E-Invoice)
L'état Activé ou Désactivé des rappels de paiement est enregistré par facture, au moment de son émission.
Si une facture est envoyée uniquement par e-invoice (Peppol), sans cocher l'option Envoyer par e-mail, les rappels automatiques sont désactivés pour cette facture. La facture apparaît alors avec le statut « Désactivé » dans la colonne des rappels de la liste des factures émises.
Pourquoi ?
Foldio associe l'activation des rappels à la présence d'une adresse e-mail de destination. Sans envoi par email, aucune adresse de destination n'est enregistrée, et les rappels ne peuvent pas être envoyés.
Ce comportement s'applique même si les rappels configurés sur le journal ne prévoient que la création de tâches (sans envoi d'email). Il s'agit d'une limitation actuelle du produit.
Pour que les rappels restent actifs sur une facture envoyée par E-Invoice, cochez également l'option Envoyer par email lors de l'émission.