Gérer votre bibliothèque

Stockez, organisez et réutilisez vos documents dans l'espace de stockage partagé de Foldio.

À qui s'adresse cet article :

Utilisateur disposant des permissions spécifiques

Permissions requises : Gérer la bibliothèque

Disponible avec l'option Bibliothèque

La bibliothèque Foldio est un espace de stockage partagé dans lequel vous pouvez stocker, organiser et réutiliser tous les documents utiles à votre activité professionnelle.

Elle simplifie l'accès aux fichiers standards (contrats, annexes, justificatifs, procédures, etc.) dont vos collaborateurs ont besoin pour assurer une gestion fluide et cohérente des dossiers.

Attention ! La bibliothèque est un espace centralisé partagé par toute l'entreprise.** Les droits d'ajout, de modification ou de suppression de répertoires et fichiers peuvent être restreints selon les permissions de chaque utilisateur.

Pour accéder à la bibliothèque, rendez-vous dans la section Bibliothèque du menu latéral.

Organiser vos fichiers

Les répertoires

Classez vos fichiers dans des répertoires personnalisés selon vos propres logiques métier.

Pour créer un répertoire :

Cliquez sur Nouveau répertoire en haut de la barre latérale
Donnez-lui un nom explicite, puis enregistrez.
Le répertoire sera créé à l'emplacement sélectionné dans l'arborescence.

Pour modifier son emplacement par la suite, cliquez sur les : à côté de son nom et sélectionnez Modifier son emplacement, puis choisissez le nouvel emplacement via le sélecteur d'arborescence.

Les fichiers

Vous pouvez éditer les informations de chaque fichier en cliquant dessus :

Nommez vos documents de façon claire et structurée
Définissez le type de fichier afin qu'il soit correctement classé dans les dossiers, selon la structure que vous avez configurée dans les Groupes de fichiers →
Ajoutez les tags pertinents
Renseignez la date du document pour garantir la traçabilité

Astuce : pensez à maintenir vos fichiers favoris à jour pour une bibliothèque toujours pertinente et efficace.

Pour gagner en efficacité au quotidien, la bibliothèque Foldio met à votre disposition deux raccourcis pratiques : les favoris et les fichiers récents.

Favoris

Vous pouvez marquer les fichiers que vous utilisez fréquemment comme favoris afin de les retrouver plus rapidement. Ces fichiers favoris sont accessibles à tout moment depuis l'onglet dédié dans la bibliothèque, mais aussi directement dans un dossier.

Attention, les éléments favoris sont modifiables par les utilisateurs ayant les droits d'édition de la bibliothèque et sont définis pour l'ensemble de l'organisation.

Fichiers récents

L'onglet "Récents" vous donne un accès rapide aux derniers fichiers ajoutés. Idéal pour reprendre un travail en cours ou retrouver facilement un document récemment mis à jour.

Utiliser la bibliothèque dans un dossier

La bibliothèque ne se limite pas à un espace de stockage centralisé : elle s'intègre naturellement à votre travail quotidien, directement depuis les dossiers.

Depuis un dossier, accédez à l'onglet "Bibliothèque" pour copier un fichier existant dans le dossier en cours sans devoir le rechercher sur votre ordinateur ou une autre plateforme. Pour chaque document, deux options s'offrent à vous :

Le joindre au dossier tel quel : le fichier est copié sans modification.
L'annoter avant de le joindre : vous pouvez ajouter des commentaires ou surligner certains éléments directement dans le document, afin de le contextualiser avant de le copier dans le dossier.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les images et les fichiers PDF.

Cette fonctionnalité permet d'assurer une cohérence documentaire tout en vous faisant gagner un temps précieux lors du traitement des tâches administratives ou collaboratives.