Le module FoldioBox

Le module FoldioBox est activé par défaut dans toutes les licences. Ce module est repris dans la liste des options car sa consommation est limitée et qu'un usage plus intensif pourrait occasionner une facturation complémentaire.

À quoi sert FoldioBox ?

FoldioBox permet, grâce à une boîte e-mail, de réceptionner et de convertir vos e-mails en notes internes et de les ajouter automatiquement à l'historique de vos dossiers sans accéder à l'interface de Foldio.

Comment cela fonctionne ?

Quel que soit l'élément que vous souhaitez ajouter à Foldio via ce module (photo, document et autre communication externe) il vous suffit de l'envoyer par e-mail à l'adresse que vous trouverez dans la section Intégrations → Général.

Lorsqu'un e-mail est réceptionné dans cette boîte, Foldio va automatiquement l'évaluer selon la méthodologie suivante:

Vérification de l'identité de l'expéditeur

• S'il provient d'une adresse e-mail correspondant à celle de l'un de vos collaborateurs, la procédure suit son cours.
• Si l'adresse est inconnue de Foldio, l'e-mail sera ignoré.

Vérification du sujet de l'e-mail

• Si le sujet commence par une référence dossier connue, l'e-mail est traité pour être converti en note interne selon la méthodologie suivante :
  • L'expéditeur de l'e-mail sera considéré comme l'auteur de l'événement
  • Le sujet de l'e-mail sera considéré comme le titre de la note
  • Le corps de texte de l'e-mail sera considéré comme le contenu de la note
  • Les pièces jointes seront automatiquement annexées aux documents de la note (et donc du dossier)
• Si le sujet ne commence pas par une référence de dossier connue, un e-mail sera envoyé en retour pour informer l'expéditeur qu'il n'existe pas de correspondance.

Qui a le droit de l'utiliser ?

Tous les collaborateurs peuvent utiliser le module FoldioBox. Pour assurer son bon fonctionnement, il vous faudra vérifier :

1. Que le compte de l'utilisateur (soit l'expéditeur de l'e-mail) est actif et qu'il n'a pas été supprimé.
2. Que son adresse e-mail soit bien reprise sur sa fiche utilisateur dans les champs Adresse e-mail ou E-mail de communication.

Si l'expéditeur ne remplit pas ces deux conditions, l'e-mail sera ignoré par Foldio.

Suis-je limité dans son utilisation ?

Non, l'utilisation du module FoldioBox n'est pas limitée mais, tout e-mail qui remplit les conditions pour être converti en note interne, est comptabilisé.

Votre licence prévoit un nombre de conversions inclus dans votre forfait de base. Les dépassements sont comptabilisés pour le décompte financier en fin de période.

Bon à savoir

Voici quelques astuces qui peuvent être utiles pour l'utilisation de FoldioBox :

• Tous les outils sont compatibles pour l'envoi de votre e-mail. La seule chose qui importe étant l'adresse e-mail de l'expéditeur.
• N'hésitez pas à tester FoldioBox dans l'un de vos dossiers, il vous sera toujours possible de désactiver votre note interne par la suite.