Modèles de document

À qui s'adresse cet article :

Administrateur uniquement

Les notions de base

L'utilisation de modèles simplifie la rédaction de vos documents, e-mails et notes internes en vous permettant de réutiliser des formats préalablement établis. Cette approche vous aide à générer des documents plus rapidement, à réduire les risques d'erreurs et à garantir une communication cohérente et homogène avec vos correspondants.

La bibliothèque

Foldio facilite la création de vos modèles grâce à une bibliothèque de modèles entièrement personnalisables, classés par catégories et secteurs. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les adapter selon vos besoins spécifiques afin d'assurer une parfaite adéquation avec votre activité.

Configurer un modèle

Pour créer un modèle de document, rendez-vous dans la section Paramètres → Généraux → Modèles Que vous partiez d'un modèle vierge, d'une duplication ou d'un modèle déjà existant dans la bibliothèque, la création d'un modèle se déroule en 3 étapes.

Étape 1 : La configuration

Les paramètres repris dans cet onglet doivent être complétés obligatoirement. Ils déterminent la catégorisation du modèle ainsi que son usage dans Foldio.

En-tête de page

Permet d'insérer automatiquement, avant ou après le corps de texte, un modèle générique de type "En-tête de page" préalablement créé.

Fonctionnalité interne

Indique si le modèle doit être lié à une action spécifique dans Foldio. Exemple : La fonctionnalité interne Confirmation de rendez-vous peut être associée au bouton Envoyer l'invitation depuis un événement Agenda.

Catégories

Définit dans quelle catégorie ce modèle sera classé lors de la création d'un document, d'un e-mail ou d'une note interne. Vous pouvez créer autant de catégories que nécessaire pour organiser vos modèles selon vos besoins.

Types de modèle

Par défaut, Foldio propose 2 types de modèle :

• Rédaction de compte-rendu (Rapport, état des lieux, PV, etc.)
  • Disponible dans l'onglet Rapports d'un dossier
  • Génère automatiquement un document au format PDF et/ou Word qui peut être téléchargé
  • Peut être joint aux documents du dossier au format PDF
• Rédaction de document (courrier, note, e-mail, etc.)
  • Disponible dans l'onglet Modèles d'un dossier
  • Génère un corps de texte destiné à être inséré dans un e-mail et/ou une note interne
  • Peut être téléchargé directement sur l'appareil de l'utilisateur

Configuration avancée

Permet de définir les critères d'utilisation de votre modèle. Vous pouvez spécifier les modes et types de dossier ainsi que les organismes de gestion pour lesquels son usage est autorisé ou restreint.

Étape 2 : Le corps de texte

Chaque modèle peut comporter plusieurs corps de texte, correspondant à des versions linguistiques ou à des variations spécifiques. Lors de la génération d'un document depuis l'onglet Rapports ou Modèles d'un dossier, vous pourrez choisir la version adaptée en fonction du contexte.

Chaque corps de texte nécessite les éléments suivants :

• Une référence : Cette référence facilite la recherche rapide et structurée des modèles créés.
• Un titre
• Pour les modèles de type Rédaction de compte-rendu, le titre correspond au nom du fichier généré.
• Pour les modèles de type Rédaction de document, le titre représente le sujet de l'e-mail ou de la note interne.
• Une langue : Le modèle peut être spécifié dans différentes langues selon vos besoins.
• La langue de l'en-tête : Si votre modèle inclut un en-tête, vous devez également spécifier la langue de celui-ci pour garantir la cohérence du contenu.
• Le corps de texte : Le corps de texte lui-même qui correspond au contenu du modèle

Étape 3 : Les variables

Les variables sont des éléments dynamiques qui se remplissent automatiquement lors de la génération du document. Elles permettent d'adapter le contenu du modèle en fonction des données disponibles dans Foldio, comme la date du jour, les informations relatives au dossier, etc.

Il existe 2 types de variables :

• Variables pré-définies
• Utilitaires : Ce sont des variables génériques, comme la date du jour.
• Dossier : Variables spécifiques au dossier, telles que les informations sur le sinistre, le contact primaire, le gestionnaire, l'organisme de gestion, le(s) collaborateur(s), les visites ainsi que les champs additionnels.
• Global : Reprend les informations de votre agence principale, telles que le logo, le nom et les coordonnées.

• Variables personnalisées Ces variables peuvent être définies selon vos besoins spécifiques pour personnaliser davantage vos modèles. Elles sont de plusieurs types :
• Nombre : Affiche des valeurs numériques telles qu'un montant ou un relevé d'index, idéal pour les informations financières ou quantitatives
• Date : Insère automatiquement une date précise, formatée selon vos besoins.
• Texte libre et Texte libre plusieurs lignes : Permet d'insérer un texte sans mise en forme spécifique. Choisissez le type qui correspond le mieux à la longueur du contenu à afficher.
• Texte riche : Ajoute du texte formaté (gras, italique, couleurs, etc.), permettant de structurer le contenu de manière visuelle et attrayante.
• Tableau de données : Insère un tableau dynamique contenant des informations structurées que vous pouvez définir selon votre choix. Les valeurs du tableau peuvent être pré-définies et basées sur un indice de référence (ex. : ABEX).
• Tableau des présences : Permet de lister facilement les personnes présentes lors d'une visite d'expertise afin de garder une trace des participants.
• Liste d'éléments : Crée une liste à puces, numérotée ou segmentée. Son contenu peut être pré-défini ou personnalisé lors de la rédaction de votre document.
• Sélecteur de photos : Sélectionnez et insérez une ou plusieurs photos dans votre document.
• Choix multiple : Permet à l'utilisateur de choisir une option parmi une liste pré-définie.
• Signature : Ajoute un champ de signature, permettant à l'utilisateur d'insérer directement un paraphe au sein d'un document.
• Informations et champ additionnel du dossier : Permet d'intégrer ou de compléter des informations relatives au dossier, afin de garantir une gestion personnalisée et à jour.
• Contacts du dossier (principal, secondaires et tierces parties) : Lors de la rédaction de votre document, il vous sera proposé de sélectionner un contact. Ses informations disponibles dans Foldio seront automatiquement ajoutées à votre modèle, vous offrant une personnalisation rapide et précise.
• Collaborateurs du dossier : Sélectionnez un collaborateur assigné au dossier et ses informations seront automatiquement insérées dans le document.
• Réservation et Rendez-vous agenda : Affiche les détails d'une réservation ou d'un rendez-vous dans l'agenda.
• Facture du dossier : Insère des informations détaillées de la facture du dossier, telles que le montant et les autres éléments nécessaires à la génération de la facture.