Pourquoi un document est-il classé dans le mauvais groupe de fichiers ?
Ajustez les règles de matching automatique pour que vos documents soient classés dans le bon groupe.
Foldio classe automatiquement les documents dans un groupe de fichiers en fonction de leur nom.
Si un document est classé dans un groupe inattendu, cela provient généralement des règles de matching automatique configurées dans vos groupes de fichiers.
Pourquoi cela arrive ?
Lors de l'ajout d'un document, Foldio analyse son nom et recherche des mots-clés correspondant aux règles définies dans vos groupes de fichiers.
Deux situations sont fréquentes :
- aucun mot-clé ne correspond : le document est classé dans Divers
- un mot-clé d'un autre groupe est détecté : le document est classé dans ce groupe
Par exemple, un document contenant le mot tiers dans son nom peut être classé automatiquement dans le groupe correspondant.
Comment corriger le classement ?
- Allez dans
Paramètres → Généraux → Groupes de fichier - Sélectionnez le groupe concerné
- Vérifiez les règles de matching automatique
- Ajoutez ou adaptez les mots-clés utilisés dans vos documents
- Enregistrez les modifications
Astuce
Utilisez dans vos règles les termes réellement présents dans les noms de fichiers générés par vos modèles de documents.
Par exemple : PV, procès-verbal, mise en demeure, convocation.