Créer un dossier

Les modes de dossiers

Si votre entreprise gère plusieurs types de dossiers, vous devez choisir le mode qui convient avant de pouvoir accéder à la fiche de création de nouveau dossier.

Les statuts de dossiers

Le suivi de vos dossiers se fait essentiellement au travers de la notion de "statut du dossier". Votre dossier peut avoir 3 ou 4 statuts différents selon votre configuration :

• Pré-ouvert Ce statut permet de distinguer les dossiers qui ne sont pas encore officiellement validés en tant que mission à exécuter, par exemple si vous avez un processus d'acceptation des dossiers ou si vous avez un processus commercial en place avec des offres ou devis.

• Ouvert C'est le statut par défaut lorsque vous ouvrez un nouveau dossier. Ce statut indique que votre dossier est en cours de traitement et qu'il est de votre responsabilité de faire avancer le dossier.

• Fermé Ce statut indique que votre dossier n'est plus en cours de traitement et que les aspects logistiques de la mission sont désormais clôturés. Ce statut n'empêche pas de continuer à travailler dans un dossier, et plus particulièrement, n'empêche pas la facturation.

• En attente Ce statut indique que votre dossier est toujours en cours de traitement mais qu'il n'est plus de votre responsabilité de faire avancer le dossier. Ce statut permet d'enregistrer certaines informations pratiques, telles qu'un délai de mise en attente afin d'alimenter votre tableau de bord et vous informer lorsqu'il sera nécessaire de le réactiver.

Comment créer un dossier ?

Deux accès pour créer un dossier

• Le raccourci
  Situé à droite de la recherche et accessible depuis n'importe quel endroit de l'application.

• Depuis la section "Dossiers"
  En cliquant sur le bouton "Nouveau" situé en haut à droite de votre liste de dossiers existants.

Les informations obligatoires

La création d'un dossier débute toujours par la complétion d'une fiche informative intitulée "Résumé".

• Les champs obligatoires, marqués d'un astérisque, doivent être remplis pour sauvegarder le formulaire.
• Plusieurs champs requièrent une donnée dont le format doit être valide. Par exemple : l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le code postal ou encore les numéros IBAN et TVA.
• Faites attention ! Certains champs obligatoires sont groupés, comme par exemple, l'identification d'un contact. Vous devez soit compléter les données prénom/nom soit la dénomination de la société. Les deux ne sont pas obligatoires.
• Les informations saisies dans ce formulaire peuvent toujours être éditées par la suite si la permission "Gestion complète de la fiche résumée" de l'utilisateur est activée. Dans le cas contraire, il n'aura accès qu'à certaines données secondaires de la fiche.

Autres particularités

• L'affichage de certains champs peut varier selon les options souscrites dans votre licence (par exemple, les connecteurs avec les compagnies d'assurances).
• Suivant les paramètres qui auront été définis dans vos différents modes de dossiers, certains champs peuvent s'ajouter au formulaire de base, notamment des informations relatives à un sinistre ou des informations personnalisées dans l'onglet "Informations complémentaires".
• Certains champs répondent à un système de détection d'unicité, comme par exemple un numéro de sinistre ou un numéro de police d'assurance. Cette unicité est toujours indiquée à titre informatif et n'est jamais bloquante.
• Certaines données, telles que les adresses, sont précomplétées automatiquement sur la base d'un référentiel externe afin de vous faciliter la saisie de données. Cette précomplétion n'est pas obligatoire et vous pouvez toujours modifier/compléter les données telles que vous le souhaitez.