Rôles et permissions

Vous avez récemment souscrit à votre licence Foldio ? Félicitations ! Il est désormais temps de faire un petit peu plus connaissance en vous présentant un des principes fondateurs du logiciel : les rôles et permissions.

Afin d'entrer dans le logiciel, chaque utilisateur doit s'authentifier via la méthode qui lui a été proposée :

• Soit via un login et un mot de passe
• Soit via une application tierce (Google ou Microsoft)

Ces identifiants sont uniques et propres à chaque collaborateur de votre entreprise. Ils définissent son rôle et ses permissions au sein de l'application et peuvent être modifiés directement dans les paramètres.

Les rôles

Le système de rôles a été mis en place pour distinguer le type de chaque utilisateur par rapport à sa fonction dans l'entreprise. À chacun de ses rôles est associé une pré-définition des permissions qui seront accordées à chaque utilisateur.

Foldio intègre 5 types de rôles :

• Administrateur
  Ce rôle convient aux utilisateurs qui ont pour fonction de gérer l'entreprise. Par défaut ce rôle est celui qui dispose d'une visibilité globale sur l'ensemble des dossiers et de toutes les permissions.

• Assistant
  Ce rôle convient aux utilisateurs qui occupent une fonction de gestionnaire ou secrétaire. Par défaut, ce rôle aura une vue globale sur tous les dossiers de l'entreprise mais ne dispose pas de toutes les permissions.

• Expert
  Ce rôle convient aux utilisateurs qui sont sur le terrain pour évaluer les situations de chaque dossiers. Par défaut, ce rôle aura une vue restreinte sur les dossiers de l'entreprise et ne dispose que d'un nombre limité de permissions.

• Commercial
  Ce rôle convient aux utilisateurs qui occupent un poste commercial au sein de l'entreprise. À l'image du rôle de l'expert, sans que cela soit similaire, ce rôle aura une vue restreinte sur les dossiers de l'entreprise et ne dispose que d'un nombre limité de permissions.

• Système
  Ce rôle n'est pas à destination des collaborateurs de l'entreprise mais permettra d'identifier l'auteur des actions automatiques de Foldio au sein du logiciel. Veuillez nous consulter si cette option peut vous intéresser.

Les permissions

Une permission désigne l'autorisation d'accès à une fonctionnalité particulière ou une section ciblée.

Par défaut, lorsque vous choisissez un rôle, une série de permissions sera automatiquement activée pour l'utilisateur, mais Foldio vous permet de modifier ses permissions afin de se rapprocher au mieux des prérogatives de chaque collaborateur.

Par exemple : Le rôle d'assistant ne dispose pas de la permission de facturation. En d'autres termes, cet utilisateur n'aura pas la possibilité de créer des factures, ni de les consulter ou de les modifier. Par défaut, seul le rôle d'administrateur dispose de ce droit. Si vous considérez que parmi vos assistants, l'un ou l'autre devrait disposer de ce droit, vous pouvez alors activer la permission pour les utilisateurs en question.

Comment modifier les rôles et permissions ?

Les rôles et permissions sont définis dans la section Paramètres → Généraux → Utilisateurs en éditant chaque fiche utilisateur individuellement.

Les utilisateurs qui disposent de plusieurs rôles ont également une définition de leurs permissions pour chacun de leurs rôles.