Agenda

Créer un rendez-vous

Pour créer un nouveau rendez-vous, deux choix s'offrent à vous :

Depuis l'historique de votre dossier

Créez un nouvel événement de type agenda depuis le menu "Nouveau" de l'historique d'un dossier.

Depuis le calendrier

• Choisissez un créneau horaire libre dans le calendrier
• Dans le cadre d'une visite pour un dossier, indiquez le numéro de dossier dans l'onglet "Mission"
• Pour créer un rendez-vous privé, sélectionnez l'option "Privé"

Particularités

Les réservations

Si la date de rendez-vous d'un dossier n'a pas encore été fixée définitivement, les réservations vous permettent de bloquer plusieurs options à votre agenda.

• Créer votre événement agenda comme pour un rendez-vous normal
• Choisissez l'option "Date à définir"

Vous pouvez alors indiquer une ou plusieurs dates qui seront considérées comme "À valider" afin de définir définitivement la date exacte du rendez-vous.

L'assistant à la prise de rendez-vous

Grâce à son assistant à la prise de rendez-vous, accessible depuis l'icône "baguette magique" de l'agenda, Foldio vous aide à choisir le bon créneau horaire pour le bon collaborateur.

Cet outil va vous aider dans 2 situations particulières :

• Distance : Choix à faire sur un critère géographique

  Lors de déplacements à une distance plus longue que d'habitude ou lorsque vos collaborateurs doivent traverser un tissu urbain dense d'un bout à l'autre. Foldio proposera des options en fonction des déplacements déjà planifiés en les ordonnant par distance à vol d'oiseau.

• Planning : Choix dans un planning chargé

  Lorsque vous souhaitez intercaler une nouvelle visite entre deux autres rendez-vous déjà planifiés, Foldio affichera le calendrier du ou des collaborateurs concernés afin de visualiser au mieux la meilleure option.

• Domicile : Ouverture de nouvelle journée

  Lorsque vous souhaitez ouvrir une nouvelle journée mais souhaitez trouver le meilleur collaborateur en termes de distance avec le domicile.

Les disponibilités

Foldio vérifie toujours les disponibilités des collaborateurs lorsque vous enregistrez un rendez-vous sans pour autant que cela soit bloquant. S'il y a un risque de collision d'agenda, le logiciel vous avertira et vous déciderez librement si ce rendez-vous doit être conservé ou modifié.

Foldio vérifie 3 éléments :

• Les rendez-vous ou réservations déjà existants sur les autres dossiers
• Les rendez-vous privés (ajoutés depuis la section "Calendrier")
• Les disponibilités selon l'horaire hebdomadaire défini par l'utilisateur via le menu Mon compte → Horaire hebdomadaire

La télé-conférence

Votre rendez-vous n'a pas lieu en présentiel ? Foldio vous permet de communiquer des informations additionnelles telles que l'adresse URL de la vidéo-conférence via les options de l'événement.