Un contact existant a changé d’entreprise : que faire ?
Dupliquez la fiche contact et conservez l’ancienne afin de préserver l’historique des dossiers.
Lorsqu’un contact change de société, créez une nouvelle fiche contact plutôt que de modifier l'existante.
Pourquoi créer une nouvelle fiche ?
Un dossier doit toujours refléter les informations valables au moment où il a été traité. Modifier la fiche existante risquerait donc de fausser l’historique de vos dossiers.
Comment procéder ?
- Créez une nouvelle fiche contact avec les informations à jour
- Utilisez cette nouvelle fiche pour les nouveaux dossiers
- Désactivez l’ancienne fiche si elle n’est plus utilisée
La désactivation empêche l’ancienne fiche d’être proposée dans de nouveaux dossiers, tout en conservant un historique fiable.
Exemple concret
Vous traitez un dossier A avec Monsieur Jean Dupont, qui travaille chez Société Alpha.
Quelques années plus tard, vous ouvrez un dossier B avec le même contact, mais il travaille désormais chez Société Beta.
Dans ce cas :
- conservez la fiche utilisée pour le dossier A
- créez une nouvelle fiche pour la nouvelle entreprise
- liez le dossier B à cette nouvelle fiche
Ainsi, le dossier A reste rattaché à Société Alpha, et le dossier B à Société Beta.