Importer et organiser vos premiers documents
Structurez vos fichiers dès le départ pour garder des dossiers clairs et faciles à exploiter.
Bien organiser vos documents dans Foldio vous permet de gagner du temps et d’éviter le désordre dès les premiers dossiers.
Après cet article, vous serez capable de :
- Déposer les bons documents au bon endroit - Utiliser les groupes de fichier pour classer efficacement - Retrouver rapidement un document dans un dossier ou la bibliothèque
Structurer les groupes de fichier
Avant d'ajouter vos premiers fichiers, vérifiez que les groupes de fichier correspondent à votre organisation.
Les groupes se configurent dans Paramètres → Optionnels → Groupes de fichier.
Ils permettent de :
- Classer les documents par type métier
- Éviter une liste unique de documents difficile à exploiter
- Faciliter les filtres et le tri dans les dossiers
Si le matching automatique est configuré, Foldio peut proposer un classement de groupe dès l’ajout du document.
Ajouter des documents dans un dossier
Dans un dossier, utilisez l'onglet Fichiers pour ajouter vos fichiers.
Lors de l’ajout, renseignez les informations utiles :
- un nom de fichier clair
- La date du document
- Le groupe
- Les tags pertinents
Ces informations améliorent immédiatement la recherche et la lisibilité du dossier.
Utiliser la bibliothèque pour standardiser
La Bibliothèque regroupe les documents réutilisables de votre organisation (annexes, justificatifs, procédures, etc.).
Pour un usage efficace :
- Organisez les documents dans des répertoires explicites
- Utilisez les favoris pour accéder rapidement aux documents fréquents
Astuce
Depuis un dossier, copiez un document existant plutôt que de le réimporter. Vous évitez ainsi les doublons et garantissez l’utilisation des bonnes versions.
Éviter les erreurs de classement
Pour garder les dossiers clairs dès le départ :
- Évitez les noms de fichiers génériques (
scan001,image1, etc.) - Évitez de multiplier les versions locales hors Foldio