Générer une facture

À qui s'adresse cet article :

Utilisateur disposant des permissions spécifiques

Permissions requises : Accéder à la facturation

Foldio vous permet de créer, éditer et envoyer vos factures à partir de deux points d'entrée : via la section Facturation pour une gestion centralisée, ou directement depuis un dossier, pour une facturation contextualisée.

Depuis la section Factures

Rendez-vous dans la section Facturation du menu latéral pour accéder à l'ensemble des factures de votre entreprise. Cette vue centralisée vous permet de suivre et de gérer toutes vos opérations de facturation en un seul endroit.

La section est organisée en quatre onglets :

• À facturer : dossiers contenant des prestations prêtes à être facturées
• Factures émises : ensemble des factures créées, avec leurs statuts et niveaux de rappel
• Paiements : suivi et gestion des règlements
• Exports : extraction des données de facturation pour traitement ou archivage comptable

Pour créer une facture :

• Allez dans l'onglet À facturer
• Cliquez sur les : de l'un des dossiers listés
• Sélectionnez l'option Facturer

Pour éditer une facture :

• Allez dans l'onglet Factures émises
• Cliquez sur les : de la facture à éditer
• Sélectionnez l'option Éditer

Depuis le dossier

Dans un dossier, accédez à l'onglet Facturation pour créer ou consulter les factures spécifiques.

Vous y retrouverez :

• Le nombre de prestations restantes à facturer, s'il y en a
• Les barèmes appliqués au dossier
• L'historique des factures émises avec leurs statuts de paiement et niveaux de rappel

Pour créer une facture :

• Cliquez sur Nouvelle facture en haut à droite de l'écran
• Deux options vous sont proposées :
  • Facturer les prestations : à partir des prestations encore à facturer dans le dossier
  • Facture libre : pour créer une facture manuelle, sans lien avec les prestations

Pour éditer une facture :

• Allez dans la liste des factures émises
• Cliquez sur les : de la facture à éditer
• Sélectionnez l'option Éditer

Créer une facture

Étape 1 : Prestations

Informations générales

• Journal comptable : sélectionnez le journal auquel la facture sera rattachée
• Modèle de facture : choisissez le modèle à utiliser pour la mise en page et la langue
• Destinataire : indiquez le contact du dossier à facturer
• Statut Peppol du destinataire : mis à jour automatiquement selon le destinataire sélectionné
  • Si le destinataire est éligible, le tag affiché est Facturation électronique
  • Si le destinataire n'est pas éligible, un tag d'erreur est affiché (par exemple Non éligible Peppol ou Adresse manquante ou incomplète)
• Date de facturation et d'échéance : définissez les dates d'émission et de règlement attendu
• Buyer Reference et Order Reference : si vous prévoyez d'envoyer la facture via Peppol, vous devez compléter au moins l'une des deux références.
  • Buyer Reference : référence de l'acheteur transmise dans le fichier UBL Peppol. Elle est pré-complétée avec le numéro de sinistre lorsqu'il existe et peut être personnalisée si nécessaire
  • Order Reference : référence de commande transmise dans le fichier UBL Peppol

Afin de vous aider à compléter la facture, vous pouvez facilement consulter :

• Les notes internes pour lesquelles un raccourci a été créé depuis l'édition de la facture
• Les fichiers importants joints lors de la clôture du dossier (accessibles uniquement si le dossier est fermé)

Prestations

1. Prestations enregistrées dans le dossier

   Pour chaque prestation proposée, vous pouvez choisir de l'inclure ou non dans la facture :

   • Masquer la ligne : décochez la case à gauche pour reporter sa facturation à plus tard
   • Supprimer la ligne : cliquez sur les : et sélectionnez Supprimer pour retirer définitivement la prestation de la facture

2. Ajout manuel de prestations

   Si nécessaire, cliquez sur Ajouter une prestation pour créer une ligne libre. Vous pouvez appliquer un barème en cliquant sur les : de la ligne, puis en sélectionnant Appliquer un barème dans le menu déroulant.

3. Grouper les prestations

   Activez cette option pour regrouper toutes les lignes sous un même libellé (ex.: Honoraires) afin de présenter une facture plus synthétique.

Mentions TVA

Ajoutez, si nécessaire, les mentions légales spécifiques à la TVA, selon la situation du client ou les règles fiscales applicables.

QR code de virement bancaire

À la génération de vos factures dans Foldio, un QR code SEPA EPC est automatiquement intégré pour en faciliter le paiement. Ce standard bancaire européen permet de pré-remplir automatiquement un bulletin de virement dans les applications bancaires compatibles.

Attention : ce QR code n'est pas lisible avec l'appareil photo classique d'un smartphone et ne sert pas à initier directement un transfert d'argent. Il doit être scanné depuis une application ou un logiciel bancaire prenant en charge le format SEPA EPC.

La plupart des banques européennes supportent ce standard, mais son usage n'est pas obligatoire : certains de vos clients pourraient donc ne pas en bénéficier.

Étape 2 : Commissions

Dans cette étape, vous retrouverez les commissions automatiquement liées aux prestations sélectionnées.

Comme pour les prestations, vous pouvez :

• Désactiver une commission pour la reporter à une facture ultérieure en décochant la case à gauche
• Ajouter manuellement une commission si nécessaire

Étape 3 : Envoi

Une fois la facture validée, plusieurs options d'envoi s'offrent à vous :

Méthodes d'envoi

• Par e-mail : la facture est envoyée directement depuis Foldio, avec le PDF en pièce jointe. Vous pouvez également y ajouter des documents annexes (devis, justificatifs, etc.).
• E-invoice : si votre client accepte les factures électroniques, vous pouvez opter pour un envoi via le réseau européen Peppol
• Envoi automatique via API : si le dossier est traité via des API, la facture sera envoyée automatiquement

Affichage du document

• Télécharger le PDF de la facture sur votre poste de travail
• Afficher la facture dans un nouvel onglet pour vérification ou archivage

Rappels de paiement

Si les rappels de paiement sont activés pour le journal comptable lié à la facture, vous pouvez décider d'activer ou non le suivi automatique des relances.