Démarrer avec Foldio
Accompagnement dans vos premiers pas et les étapes indispensables pour débuter avec Foldio.
Votre entreprise a récemment souscrit à Foldio ou vous rejoignez un bureau qui utilise déjà le logiciel ? Cet article vous accompagnera dans vos premiers pas et dans les quelques étapes indispensables pour débuter.
Comment accéder à Foldio ?
Afin d'accéder à Foldio, chaque utilisateur doit s'authentifier via un login et un mot de passe.
Ces identifiants (login et mot de passe), transmis par un administrateur, sont uniques et propres à chaque collaborateur de l'entreprise.
De manière alternative, votre administrateur peut décider de vous envoyer un e-mail d'invitation pour vous permettre de définir vous même votre mot de passe afin d'accéder directement au logiciel.
Configuration de vos données personnelles
Une fois connecté, nous vous recommandons de valider vos données personnelles sans plus tarder.
Pour ce faire, vous devez :
- Cliquez sur votre "Prénom" en haut à droite.
- Sélectionnez l'option "Mon compte".
Nota bene : Si vous vous êtes connecté par le biais de l'e-mail d'invitation et que Foldio détecte que votre compte n'est pas encore personnalisé, un assistant de personnalisation va se lancer automatiquement pour vous aider dans les démarches ci-dessous.
Mes données
C'est sur cet écran que vous pouvez consulter et modifier vos informations personnelles.
Langue de préférence Celle-ci sera automatiquement définie comme langue par défaut de l'interface du logiciel. Cependant, elle n'aura pas d'incidence sur les dossiers que vous traitez dans d'autres langues.
E-mails
L'adresse e-mail de communication est à distinguer de votre adresse e-mail utilisée comme identifiant mais vous pouvez entrez la même valeur.
- L'adresse e-mail doit être unique pour chaque utilisateur de Foldio et servira de login à la connexion et d'adresse e-mail pour les communications techniques de Foldio tels que l'e-mail d'invitation initial ou la récupération de mot de passe.
- L'adresse e-mail de communication ne doit pas forcément être unique. Elle sera communiquée aux intervenants extérieurs dans la signature par défaut ou dans l'envois de certains e-mails.
Adresse
Cette information n'est pas obligatoire et vous pouvez indiquez l'adresse de votre entreprise si vous ne souhaitez pas communiquer vos coordonnées personnelles.
Le logiciel utilise cette information dans le cadre de l'assistant à la prise de rendez-vous. Concrètement lorsque le système détecte qu'un rendez-vous à planifier est proche de votre domicile, il va préconiser de fixer un rendez-vous en début ou en fin de journée afin de limiter vos temps de trajets avec les autres visites de la journée.
Codes d'accès
Attention ! Cette section ne s'adresse qu'aux utilisateurs ayant choisi une authentification à Foldio grâce à un login et un mot de passe.
Bien que cela ne soit pas une obligation technique, nous vous conseillons fortement de modifier votre mot de passe lors de votre première connexion afin de renforcer votre authentification, dans le cas ou le mot de passe aurait été transmis ou communiqué à un autre collaborateur.
Afin de définir un nouveau mot de passe, vous devez saisir votre mot de passe actuel. Si vous ne vous en souvenez plus, utilisez la procédure de récupération de mot de passe sur l'écran de login ou consultez votre administrateur.
Astuce : pour des questions de sécurité, nous vous conseillons de choisir un mot de passe suffisamment complexe comprenant des lettres (majuscules et minuscules), au moins un chiffre et au moins un caractère spécial.
Horaires hebdomadaires
C'est ici que vous pouvez consulter et adapter votre horaire hebdomadaire.
Si vous travaillez en régime temps plein (correspondant aux horaires de l'entreprise), il n'est pas indispensable de compléter cet écran car vous allez hériter automatiquement de cet horaire. Par contre, si vous avez un régime horaire particulier, vous pouvez l'indiquer.
Foldio prendra en compte cet horaire pour notifier les utilisateurs qui souhaiterait fixer des rendez-vous en dehors de ce régime hebdomadaire particulier.
Signature
Signature manuscrite
Complétez votre profil en joignant votre signature à Foldio. Cette information n'est pas obligatoire mais peut s'avérer très pratique si vous êtes amené à signer des procès verbaux, contrats ou autres documents de manière récurrente.
Le logiciel n'utilise cette information que dans l'outil de génération de rapports afin que les documents dont vous êtes l'auteur soient automatiquement complétés avec votre signature.
Signature d'e-mail personnalisée
Par défaut, les e-mails que vous envoyés via le logiciel seront signés de votre nom et de votre adresse e-mail de communication. Vous pouvez personnaliser cette information en complétant le texte libre.
Astuce : Évitez de mettre des images ou des logos dans votre signature. D'abord pour éviter de charger visuellement votre e-mail et parce que ce n'est pas nécessaire dans la mesure ou votre logo est déjà automatiquement repris dans tous les e-mails envoyés par Foldio.