Comprendre le cycle de vie d’un dossier
Identifiez rapidement l’état d’un dossier et les actions à réaliser pour le faire avancer.
Le cycle de vie d’un dossier vous permet de savoir où vous en êtes et quoi faire ensuite.
Chaque dossier évolue selon un statut, qui correspond à une étape de traitement et à des actions concrètes.
Les statuts à connaître
Selon votre configuration, un dossier peut passer par 3 ou 4 statuts :
- Pré-ouvert
- Ouvert
- En attente
- Fermé
Chaque statut correspond à une situation métier et à des actions concrètes.
Pré-ouvert
Qualifier avant de lancer
Le statut Pré-ouvert permet de préparer un dossier avant de le traiter comme une mission active.
À cette étape :
- Vérifiez que les informations de base sont complètes
- Confirmez que le dossier peut être pris en charge
- Décidez s'il doit passer en Ouvert ou rester en qualification
Ouvert
Traiter le dossier
Le statut Ouvert indique que le dossier est en cours de traitement.
À cette étape :
- Planifiez les actions prioritaires
- Complétez les informations manquantes
- Suivez l’avancement (notes, documents, échanges)
Si un blocage externe apparaît (attente d’un tiers, pièce manquante), passez le dossier en En attente pour garder une vue claire.
En attente
Suivre sans perdre le fil
Le statut En attente indique qu’une action externe est nécessaire avant de poursuivre.
À cette étape :
- Indiquez clairement la raison de la mise en attente
- Définissez un point de relance (date, rappel, responsable)
- Consultez régulièrement les dossiers en attente
L’objectif est d’éviter qu’un dossier reste bloqué sans suivi.
Fermé
Finaliser le dossier
Le statut Fermé indique que le traitement opérationnel est terminé.
À cette étape :
- Vérifiez que les éléments essentiels sont finalisés
- Confirmez que le dossier peut être archivé ou suivi uniquement pour l’administratif
- Contrôlez les étapes de fin (par exemple facturation si applicable)
Bon réflexe
Toujours identifier l’action suivante
À chaque changement de statut, posez-vous la même question :
Quelle est la prochaine action concrète ?
Cette habitude simple permet de :
- prioriser plus facilement
- éviter les oublis
- fluidifier le travail d’équipe