Assigner un collaborateur à un dossier
Définissez les collaborateurs intervenant sur un dossier et le rôle de chacun.
L’assignation permet de définir quels collaborateurs interviennent sur un dossier et dans quel rôle (expert principal, superviseur, assistant, etc.). Chaque assignation est enregistrée dans l’historique du dossier.
À quoi sert l’assignation ?
Une assignation permet de préciser :
- qui est responsable du dossier au quotidien
- qui apparaît dans les vues résumées (pastilles colorées selon le type d’assignation)
- qui est concerné par le tableau de bord, les tâches ou les messages liés au dossier
Un même dossier peut comporter plusieurs assignations de types différents, chacune associée à un ou plusieurs collaborateurs.
Bon à savoir
Les types d’assignation (libellés, couleurs, priorité d’affichage) sont configurés par votre administrateur dans les paramètres optionnels de l'instance.
Assigner un collaborateur
- Ouvrez le dossier concerné.
- Accédez à l’onglet Historique.
- Cliquez sur Nouveau, puis choisissez le type d’événement Collaborateur.
- Sélectionnez le type d’assignation (rôle du collaborateur sur ce dossier).
- Choisissez un ou plusieurs collaborateurs assignés.
- Ajoutez un commentaire si vous souhaitez transmettre des informations complémentaires au collaborateur.
- Enregistrez l’événement.
Tâches et visites liées au dossier
Lors de l'assignation, Foldio peut vous proposer de mettre à jour les tâches non assignées et les visites futures déjà planifiées associées au dossier.
Pour chaque élément concerné, choisissez l'action à appliquer :
- Remplacer par l’assignation en cours : les collaborateurs actuellement assignés remplacent ceux déjà définis.
- Ajouter les collaborateurs : les collaborateurs sélectionnés sont ajoutés à l'assignation existante.
- Ne rien changer : l'assignation actuelle est conservée.
Attention
Modifier l'assignation du dossier ne met pas automatiquement à jour les tâches et les rendez-vous concernés. Pensez à confirmer explicitement l'action à appliquer.
Modifier ou remplacer une assignation
Pour modifier le collaborateur ou le type d’assignation d’un dossier, créez un nouvel événement Collaborateur dans son historique.
Si vous devez transférer un dossier d’un collaborateur à un autre, répétez cette opération pour chaque type d’assignation concerné.
Consulter les assignations en cours
Les collaborateurs assignés apparaissent :
- dans l’en-tête du dossier, sous forme de pastilles colorées
- dans le détail de l’événement Collaborateur correspondant dans l’historique
- dans la liste des dossiers, sous forme de pastilles colorées
Bon à savoir
Selon la configuration de chaque type d’assignation, les pastilles peuvent être affichées ou masquées dans certaines vues résumées. Ce comportement est configurable via l’option Visibilité de l’avatar dans les vues résumées dans les paramètres optionnels.