Organismes de gestion

À qui s'adresse cet article :

Utilisateur disposant des permissions spécifiques

Permissions requises : Consulter et gérer les organismes de gestion

Les organismes de gestion correspondent aux institutions qui vous mandatent dans vos dossiers (compagnie d'assurance, banque, agence immobilière, tribunaux, etc.). Chaque organisme dispose d’une fiche dédiée dans Foldio, utilisée pour la gestion des dossiers, de la facturation et des intégrations.

Créer un organisme de gestion

1. Allez dans la section Contacts → Organismes de gestion
2. Cliquez sur Nouveau
3. Renseignez les informations requises
4. Cliquez sur Enregistrer

Informations à compléter

Informations générales

• Dénomination
  Correspond généralement au nom du bureau (ex: Bureau Nord, Bureau Sud)
• Groupe
  Correspond à l'organisme dont dépend le bureau (ex: AG Insurance, Belfius, ING)
• L'adresse e-mail
  Renseignez l'adresse e-mail centrale de l'organisme de gestion

Données de facturation

• Le code client
  Cette information sera reprise dans les exports de facturation et sera donc utile pour votre bureau comptable
• Le numéro de TVA
  Ce champ est obligatoire mais vous pouvez simplement y indiquer un "-" si vous considérez qu'il n'y en a pas
• Peppol Endpoint Reference
  Cette valeur est utilisée pour l'adressage des factures via Peppol et prévaut sur le numéro de TVA lorsqu'elle est renseignée. Le format attendu est XXXX:XXXX

Rémunération

Le mode de facturation dépend de votre accord avec l’organisme.

• À la prestation : va comptabiliser chaque déplacement et prestation
• Au dossier : va proposer un forfait unique par dossier
• Manuelle : ne propose aucun forfait pré-déterminé

Paramétrage avancés

• L'URL de la plateforme externe
  À compléter uniquement si l’organisme utilise un outil externe

Intégrations

Si l’organisme est lié à une intégration partenaire (par exemple AG, Ethias, Baloise), activez l’option correspondante. Cela permet d’identifier que les échanges (missions, documents, statuts…) passent par une API et non par e-mail.

Configurer une plateforme externe

Vous pouvez relier un dossier Foldio à une plateforme externe utilisée par un organisme de gestion.

Cette configuration permet de :

• identifier qu'un dossier est lié à une plateforme externe
• accéder directement à la bonne page externe depuis Foldio
• éviter les recherches manuelles

Configurer l'URL

1. Accédez à la section Contacts → Organismes de gestion
2. Éditez l'organisme de gestion concerné
3. Allez dans l'onglet Paramètres avancés
4. Complétez le champ URL de la plateforme externe
5. Ajoutez {reference_external_platform} si nécessaire
6. Enregistrez la fiche.

Utiliser la référence externe dans un dossier

Une fois l'URL configurée, Foldio ajoute automatiquement un champ Référence externe quand vous associez un dossier à cet organisme de gestion.

Vous pouvez y encoder la référence utilisée par la plateforme externe.

Ouvrir la plateforme externe depuis le dossier

Si le champ Référence externe est complété, Foldio affiche une icône apparaît dans le badge du dossier.

Elle permet d’ouvrir directement la page correspondante dans la plateforme externe.