Intégration AG

À qui s'adresse cet article :

Administrateur uniquement

Disponible avec l'option AG API

Fonctionnement

Une fois activée, l’intégration permet de créer automatiquement des dossiers à partir des missions AG, de synchroniser les données (contacts, documents, références) et d’envoyer certaines informations vers AG, comme les visites ou les rapports.

Votre manière de travailler dans Foldio ne change pas : l’intégration fonctionne en arrière-plan.

Activation de l'intégration

L’activation se fait en plusieurs étapes, en collaboration avec AG Insurance et Foldio.

1. Demande d'activation

L'intégration ne peut pas être activée directement depuis l'interface. Faites la demande auprès de votre contact Foldio ou envoyez un e-mail à hello@foldio.app.

2. Phase de test

Une fois la demande traitée :

• AG transmet des accès de test (UAT) et envoie des missions de test
• Foldio configure l'intégration sur un environnement de test

Une session de validation est organisée afin de vérifier la réception des missions et le bon fonctionnement global.

3. Passage en production

Après validation :

• AG transmet les accès de production
• Foldio active l'intégration sur votre instance
• AG active l'envoi automatique des missions

Vérifications avant mise en production

Avant l’activation complète, il est important de vérifier que vos données sont correctement configurées.

Types de dossiers

Chaque référence AG doit être associée à un type de dossier existant dans Foldio. Plusieurs références AG peuvent correspondre à un même type, mais pas l’inverse.

Idéalement, toutes les références doivent être mappées afin d’éviter des erreurs lors de la création automatique des dossiers.

Types de contacts

Les contacts sont créés automatiquement via l’API. Plusieurs références AG peuvent correspondre à un type de contact Foldio, mais il n’est pas nécessaire de mapper toutes les références.

Groupes de fichiers

Chaque type de document échangé doit être correctement associé. Si aucun mapping n’est défini, les fichiers correspondants ne seront pas transmis via l’API.

Il est possible de faire correspondre plusieurs groupes Foldio à une même référence AG.

Organismes de gestion

Seules les entrées correspondant à AG doivent avoir l’option AG API activée.

Validation des données PEPPOL

Pour permettre la facturation via Peppol avec AG, certaines informations doivent être correctement configurées dans la fiche de l'organisme de gestion.

L’ensemble de ces données se renseigne directement à cet endroit.

Adresse postale

L’adresse doit être correctement complétée dans la fiche. Elle peut correspondre soit au siège d’exploitation, soit au siège principal.

• Charleroi : Boulevard Joseph Tirou 185, 6000 Charleroi
• Anvers : Berchemstadionstraat 70, 2600 Antwerpen
• Bruxelles : Boulevard Émile Jacqmain 53, 1000 Bruxelles

Numéro de TVA

Le numéro de TVA à renseigner est BE 0404.494.849.

Identifiant PEPPOL

L’identifiant Peppol dépend de l’activation de l’intégration AG :

• Si elle est activée, utilisez l'identifiant 0088:5488888142954
• Si elle est désactivée, utilisez 0088:5488888142923

Paramétrage spécifique

Si l’intégration AG est activée, un paramétrage complémentaire est nécessaire.

• Accédez à la section Intégrations
• Ouvrez la configuration AG Insurance
• Vérifiez que l’option de paiement est désactivée

La facturation vers AG passe par Peppol (voir Validation des données PEPPOL). L’envoi de facture par l’API AG (option paiement) n’est plus utilisé.

Utilisation au quotidien

Consulter les interventions AG Insurance

Dans Intégrations → AG Insurance, consultez les interventions en cours mandatées par AG à votre bureau.

Chaque intervention est identifiée par une référence INT-XXXXXX. Lorsqu’un dossier Foldio correspondant est trouvé, il est automatiquement associé à l’intervention.

Les statistiques affichées au-dessus de la liste indiquent :

• Interventions en cours : le nombre total d’interventions AG, réparties selon le statut du dossier Foldio associé
• Traitées par l’API : les interventions associées à un dossier grâce à leur numéro d’intervention
• Inconnues : les interventions dont le numéro de sinistre est identifié, mais qui ne sont pas encore enregistrées dans le dossier
• Non traitées par l’API : les interventions pour lesquelles aucun dossier Foldio correspondant n’a été trouvé

Pour chaque intervention, vous pouvez :

• Rechercher un dossier à partir des références de l’intervention
• Clôturer l’intervention côté AG lorsque le dossier Foldio est déjà Clôturé, mais que l’intervention est toujours ouverte chez AG

Cliquez ici pour plus d'informations

Réception d'une mission

Lorsqu'un e-mail de demande d'intervention est reçu, Foldio analyse son contenu et vérifie :

• que la référence AG correspond au format INT-XXXXXX
• que l'expéditeur est bien un organisme de gestion AG avec l'API activée
• qu'aucun dossier n'existe déjà pour ce numéro

Si toutes les conditions sont réunies, Foldio propose automatiquement de créer un nouveau dossier.

Création du dossier

Le dossier est pré-rempli automatiquement avec les informations transmises par AG.
Vous devez simplement :

• vérifier les données
• compléter les champs manquants si nécessaire
• enregistrer le dossier

Synchronisation du dossier

Après la création du dossier, les données complémentaires (documents, contacts, parties tierces, etc) sont synchronisées automatiquement.

Ce processus peut prendre entre 30 secondes et 2 minutes. Pendant ce délai, le dossier peut sembler incomplet, ce qui est normal.

Envois automatiques des informations

Au fil de l'avancement du dossier, aucune action spécifique n'est requise. Foldio envoie certaines informations à AG, notamment :

• l’expert assigné (en cas de plusieurs collaborateurs sur l’événement, AG ne retient que le premier)
• la date de visite dès qu’un premier rendez-vous confirmé est fixé (pas pour une simple réservation sans date confirmée) — l’envoi est immédiat, pas le jour de la visite
• la mise à jour de l’e-mail de l’assuré lorsque vous le modifiez sur le dossier
• les documents liés à une visite après publication d’un rapport sur un rendez-vous agenda (si le groupe de fichiers est mappé)
• les documents marqués comme importants lors de la clôture

Rouvrir un dossier pour une nouvelle intervention

Si AG mandate une nouvelle intervention pour un sinistre déjà traité, rouvrez le dossier en le passant au statut Ouvert. Saisissez ensuite le nouveau numéro INT-XXXXXX dans l’événement de changement de statut. Foldio vérifie que l’intervention existe chez AG.

L’e-mail de réouverture n’affiche pas toujours le bandeau de création AG. Si nécessaire, utilisez le bandeau de Communications pour associer la conversation au dossier existant.

Clôture du dossier

Lorsque vous passez le dossier au statut Clôturé dans Foldio, une mise à jour est envoyée à AG. Pour AG, cette mise à jour correspond à une pré-clôture : l’expertise est terminée, mais le rapport final est encore attendu.

Avant de clôturer le dossier, sélectionnez les documents importants. Si plusieurs rapports intermédiaires sont présents, sélectionnez le bon document pour permettre à AG d’identifier le rapport final.

Clôture finale

La facturation vers AG se fait via Peppol. Lors de l’envoi de la facture depuis Foldio, Foldio transmet aussi les documents de facturation via l’API lorsque les groupes de fichiers sont correctement mappés.

Lorsque toutes les interventions du dossier sont facturées, Foldio envoie la clôture définitive à AG. À partir de ce moment, aucune interaction supplémentaire via l’API n'est possible pour ce dossier.

Bon à savoir

• L’intégration fonctionne automatiquement une fois activée
• Elle ne modifie pas vos habitudes de travail
• Une phase de test est indispensable avant mise en production