Intégration AG
L'intégration AG permet d'automatiser la création et la mise à jour de vos dossiers Foldio à partir des missions envoyées par la compagnie d'assurances.
Fonctionnement
Une fois activée, l’intégration permet de créer automatiquement des dossiers à partir des missions AG, de synchroniser les données (contacts, documents, références) et d’envoyer certaines informations vers AG, comme les visites ou les rapports.
Votre manière de travailler dans Foldio ne change pas : l’intégration fonctionne en arrière-plan.
Activation de l'intégration
L’activation se fait en plusieurs étapes, en collaboration avec AG Insurance et Foldio.
1. Demande d'activation
L'intégration ne peut pas être activée directement depuis l'interface. Faites la demande auprès de votre contact Foldio ou envoyez un e-mail à hello@foldio.app.
2. Phase de test
Une fois la demande traitée :
- AG transmet des accès de test (UAT) et envoie des missions de test
- Foldio configure l'intégration sur un environnement de test
Une session de validation est organisée afin de vérifier la réception des missions et le bon fonctionnement global.
3. Passage en production
Après validation :
- AG transmet les accès de production
- Foldio active l'intégration sur votre instance
- AG active l'envoi automatique des missions
Vérifications avant mise en production
Avant l’activation complète, il est important de vérifier que vos données sont correctement configurées.
Types de dossiers
Chaque référence AG doit être associée à un type de dossier existant dans Foldio. Plusieurs références AG peuvent correspondre à un même type, mais pas l’inverse.
Idéalement, toutes les références doivent être mappées afin d’éviter des erreurs lors de la création automatique des dossiers.
Types de contacts
Les contacts sont créés automatiquement via l’API. Plusieurs références AG peuvent correspondre à un type de contact Foldio, mais il n’est pas nécessaire de mapper toutes les références.
Groupes de fichiers
Chaque type de document échangé doit être correctement associé. Si aucun mapping n’est défini, les fichiers correspondants ne seront pas transmis via l’API.
Il est possible de faire correspondre plusieurs groupes Foldio à une même référence AG.
Organismes de gestion
Seules les entrées correspondant à AG doivent avoir l’option AG API activée.
Validation des données PEPPOL
Pour permettre la facturation via Peppol avec AG, certaines informations doivent être correctement configurées dans la fiche de l'organisme de gestion.
L’ensemble de ces données se renseigne directement à cet endroit.
Adresse postale
L’adresse doit être correctement complétée dans la fiche. Elle peut correspondre soit au siège d’exploitation, soit au siège principal.
- Charleroi : Boulevard Joseph Tirou 185, 6000 Charleroi
- Anvers : Berchemstadionstraat 70, 2600 Antwerpen
- Bruxelles : Boulevard Émile Jacqmain 53, 1000 Bruxelles
Numéro de TVA
Le numéro de TVA à renseigner est BE 0404.494.849.
Identifiant PEPPOL
L’identifiant Peppol dépend de l’activation de l’intégration AG :
- Si elle est activée, utilisez l'identifiant 0088:5488888142954
- Si elle est désactivée, utilisez 0088:5488888142923
Paramétrage spécifique
Si l’intégration AG est activée, un paramétrage complémentaire est nécessaire.
- Accédez à la section Intégrations
- Ouvrez la configuration AG Insurance
- Vérifiez que l’option de paiement est désactivée
Utilisation au quotidien
Réception d'une mission
Lorsqu'un e-mail de demande d'intervention est reçu, Foldio analyse son contenu et vérifie :
- que la référence AG correspond au format
INT-XXXXXX - que l'expéditeur est bien un organisme de gestion AG avec l'API activée
- qu'aucun dossier n'existe déjà pour ce numéro
Si toutes les conditions sont réunies, Foldio propose automatiquement de créer un nouveau dossier.
Création du dossier
Le dossier est pré-rempli automatiquement avec les informations transmises par AG.
Vous devez simplement :
- vérifier les données
- compléter les champs manquants si nécessaire
- enregistrer le dossier
Attention ! Les champs additionnels ne sont pas complétés automatiquement par l'API.
Synchronisation du dossier
Après la création du dossier, les données complémentaires (documents, contacts, parties tierces, etc) sont synchronisées automatiquement.
Ce processus peut prendre entre 30 secondes et 2 minutes. Pendant ce délai, le dossier peut sembler incomplet, ce qui est normal.
Envois automatiques des informations
Au fil de l'avancement du dossier, aucune action spécifique n'est requise. Foldio envoie certaines informations à AG, notamment :
- l’expert assigné
- la date de visite
- les documents liés à la visite (relatif à une intervention)
- les documents marqués comme importants lors de la clôture
Astuce
Les documents envoyés à l'API AG doivent respecter les deux conditions suivantes : - être liés à une visite via une publication (publication d'un rapport ou import d'un fichier) - être classés dans un groupe de fichier configuré pour l'intégration AG
Clôture du dossier
Lorsque le dossier passe au statut Clôturé dans Foldio, une mise à jour est envoyée à AG. Cette mise à jour est interprétée comme une pré-clôture, indiquant que l'expertise est terminée mais que le rapport final est encore attendu.
Lors de cette étape, vous devez veiller à sélectionner les documents importants du dossier. Si plusieurs rapports intermédiaires existent, le choix du bon document permettra à AG d'identifier le rapport final.
Il est recommandé de créer un groupe de documents Rapports lié au groupe AG Rapports intermédiaires, car AG identifie automatiquement le rapport final à partir des documents de clôture associés à ce groupe.
Clôture finale
L'envoi de la facture depuis Foldio entraîne la clôture complète du dossier chez AG. À partir de ce moment, aucune interaction supplémentaire via l'API n'est possible pour ce dossier.
Bon à savoir
- L’intégration fonctionne automatiquement une fois activée
- Elle ne modifie pas vos habitudes de travail
- Une phase de test est indispensable avant mise en production