Intégration Ethias
L’intégration Ethias API permet d’automatiser la création et la mise à jour de vos dossiers Foldio à partir des missions envoyées par la compagnie d'assurances.
Fonctionnement
Une fois activée, l’intégration permet de créer automatiquement des dossiers à partir des missions Ethias, de synchroniser certaines données du dossier (contacts, documents, références) et de transmettre automatiquement vers Ethias plusieurs informations utiles au suivi de l’intervention.
Votre manière de travailler dans Foldio ne change pas : l’intégration fonctionne en arrière-plan.
Activation de l'intégration
L’activation se fait en plusieurs étapes, en collaboration avec Ethias et Foldio.
1. Demande d'activation
L'intégration ne peut pas être activée directement depuis l'interface Foldio.
Votre bureau doit contacter son interlocuteur Ethias afin de demander l’ouverture de la procédure de connexion API vers Foldio.
Foldio peut vous fournir un modèle d’e-mail pour faciliter cette démarche.
2. Phase de test
Une fois la demande acceptée :
- Ethias transmet des accès de test (UAT)
- Foldio configure l’intégration sur un environnement de test afin de vérifier la bonne réception des missions
Une session de validation est ensuite organisée pour confirmer que l’intégration fonctionne correctement.
3. Passage en production
Après validation des tests :
- Ethias transmet les accès de production
- Foldio active alors l’intégration sur votre instance
Vous pouvez commencer à traiter vos missions directement via l’API.
Vérifications avant mise en production
Avant l’activation complète, vérifiez que vos données sont correctement configurées dans Foldio.
Types de dossiers
Chaque référence Ethias doit être associée à un type de dossier existant dans Foldio. Plusieurs références Ethias peuvent correspondre à un même type, mais l’inverse n’est pas possible.
Idéalement, toutes les références doivent être mappées afin d’éviter les erreurs lors de la création automatique des dossiers.
Types de contacts
Les contacts sont créés automatiquement via l’API. Plusieurs références Ethias peuvent correspondre à un même type de contact Foldio. Il n’est pas nécessaire de mapper l’ensemble des références.
Groupes de fichiers
Chaque type de document échangé doit être correctement associé à un groupe de fichiers Foldio. Si aucun mapping n’est défini, les documents concernés ne seront pas transmis.
Il est possible de faire correspondre plusieurs groupes Foldio à une même référence Ethias.
Motifs d'attente
Lorsque le statut d’un dossier passe au statut En attente, Foldio transmet le motif correspondant à Ethias. Chaque référence Ethias doit donc être associée à un motif d’attente Foldio.
Idéalement, l’ensemble des références doit être mappé pour assurer une transmission cohérente.
Organismes de gestion
Seules les entrées correspondant à Ethias doivent avoir l’option Ethias API activée.
Validation des données PEPPOL
Pour permettre la facturation via Peppol, certaines informations doivent être correctement configurées dans la fiche de l’organisme de gestion Ethias dans Foldio.
Toutes ces données se renseignent directement dans cette fiche.
Adresse postale
L’adresse doit être correctement complétée dans la fiche. Elle peut correspondre à l'un des sièges d’exploitation d'Ethias ou au siège principal.
Vous pouvez utiliser l’une des adresses suivantes :
- Liège : Rue des Croisiers 24, 4000 Liège
- Hasselt : Kramerslaan 15/1, 3500 Hasselt
Numéro de TVA
Le numéro de TVA à renseigner est BE 0404.484.654.
Utilisation au quotidien
Réception d'une mission
Lorsqu'un e-mail de demande d'intervention est reçu, Foldio analyse son contenu et vérifie :
- que la référence correspond au format
SI1XXXXXXXXXX - que l'expéditeur est bien un organisme de gestion Ethias avec l'API activée
- qu'aucun dossier n'existe déjà pour ce numéro
Si toutes les conditions sont réunies, Foldio propose automatiquement de créer un nouveau dossier.
Si votre bureau utilise plusieurs modes de dossier, sélectionnez le mode approprié avant de créer le dossier.
Création du dossier
Le dossier est pré-rempli automatiquement avec les informations transmises par Ethias.
Vous devez simplement :
- vérifier les données
- compléter les champs manquants si nécessaire
- enregistrer le dossier
Vous pouvez saisir la référence de la mission avec le suffixe service request (…SR001, …SR002, etc.) ou sans ce suffixe, en indiquant uniquement le numéro de sinistre. Dans ce dernier cas, Foldio retrouve automatiquement la mission correspondante.
Attention !
Les champs additionnels ne sont pas complétés automatiquement par l'API.
Synchronisation du dossier
Après la création du dossier, les contacts et les documents sont synchronisés automatiquement.
La note récapitulative apparaît rapidement. Les documents arrivent progressivement (délai typique 30 secondes à 2 minutes). Pendant ce délai, certaines informations peuvent ne pas être encore visibles, ce qui est normal.
Les tierces parties ne sont pas récupérées via l’API. Cette limitation provient des données actuellement disponibles côté Ethias.
Envoi automatique d’informations
À mesure que le dossier avance, Foldio transmet automatiquement les informations suivantes à Ethias :
- le numéro de dossier Foldio
- la date de visite, dès qu’un rendez-vous confirmé est fixé
- l’annulation d’une visite précédemment synchronisée
- les motifs liés au statut En attente, lorsqu’ils sont mappés
- la réinitialisation de la progression lors d’un retour au statut Ouvert
- les documents du dossier, lorsque leur groupe de fichiers est mappé : rapports publiés, notes liées à une visite et fichiers importants à la clôture
- le lien vers Expert Corner
La date de visite est envoyée immédiatement. Les rendez-vous sans date confirmée ou dont la date est passée ne sont pas transmis.
Attention !
Certaines actions doivent être réalisées dans Expert Corner : refuser une
mission, demander un service (recherche de fuites, réparation de vitrage ou
réparation en nature) ou provisionner une réserve.
Cliquez ici pour plus d'informations.
Attentes liées à la visite
Après la visite, Ethias attend la réception d’un rapport intermédiaire, ainsi que d’autres documents si nécessaire.
Les rapports intermédiaires doivent être classés dans le groupe Rapports afin d’être détectés et transmis à Ethias.
Foldio transmet aussi les fichiers d’une note rattachée à un rapport d’agenda, et les fichiers importants sélectionnés lors du passage au statut Clôturé (seul ce changement de statut propose le sélecteur de fichiers importants).
Clôture du dossier
Lorsque le dossier passe au statut Clôturé dans Foldio, Foldio n’envoie pas de clôture de mission à Ethias via l’API. Seuls les fichiers importants que vous sélectionnez sur l’événement de statut sont transmis.
La clôture complète côté Ethias est effectuée par le gestionnaire de la compagnie à réception des documents.
Lors de la clôture, sélectionnez les fichiers importants du dossier. Si plusieurs rapports intermédiaires existent, le choix du bon document permet à Ethias d’identifier le rapport final.
Facturation et clôture finale
L’envoi de la facture depuis Foldio ne clôture pas automatiquement le dossier chez Ethias. La clôture finale reste effectuée manuellement par un gestionnaire de la compagnie d'assurances.
Une fois le dossier clôturé côté Ethias, aucune interaction supplémentaire via l’API n’est possible pour ce dossier.
Lors de la création d’une facture Peppol, le champ Buyer Reference est
prérempli avec le numéro de sinistre du dossier, souvent au format SI1XXXXXXX.
Ethias attend une référence commençant par Claim ou Claims, suivie du
numéro de sinistre sans le préfixe SI1 ni suffixe de service request.
Foldio ne transforme pas automatiquement cette valeur. Avant l’envoi,
activez la référence acheteur personnalisée et corrigez-la.
Cliquez ici pour plus d'informations.
Bon à savoir
- L’intégration fonctionne automatiquement une fois activée
- Elle ne modifie pas votre manière de travailler dans Foldio
- Une phase de test est indispensable avant toute mise en production