Envoyer vos factures vers CodaBox
Configurez l’envoi automatique de vos factures de vente vers CodaBox afin que votre comptable les récupère directement.
Foldio permet d'envoyer automatiquement vos factures de vente vers CodaBox, afin que votre comptable ou votre fiduciaire puisse les récupérer directement dans son espace comptable.
Les factures sont transmises au format UBL, accompagnées de leur version PDF, dès leur émission.
Bon à savoir
L'intégration CodaBox est indépendante de Peppol.
Peppol permet d'envoyer vos factures à vos clients, tandis que CodaBox les met à disposition de votre comptable.
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous que :
- l'option CodaBox est activée sur votre instance Foldio
- vous disposez des permissions nécessaires pour gérer les configurations CodaBox
- votre comptable ou votre fiduciaire dispose d’un accès CodaBox pour votre entreprise
Configurer CodaBox
Rendez-vous dans Paramètres → Optionnels → CodaBox, puis créez une nouvelle configuration.
La configuration s'effectue en trois étapes :
Demander un token
Saisissez le numéro de TVA de votre entreprise.
CodaBox enverra automatiquement un token d'activation à l’adresse e-mail du comptable associée à ce numéro de TVA.
Encoder le token
Une fois le token reçu, demandez à votre comptable de vous le communiquer, puis saisissez-le dans Foldio.
Les identifiants CodaBox seront alors récupérés automatiquement.
Si votre comptable vous communique directement les identifiants CodaBox, vous pouvez également utiliser la saisie manuelle, sans passer par le token.
Enregistrer la configuration
Une fois les informations complétées, enregistrez la configuration.
Elle pourra ensuite être utilisée par vos journaux comptables.
Associer la configuration à un journal comptable
Ouvrez ensuite le journal comptable concerné dans Paramètres → Optionnels → Journaux comptables.
Dans le champ Configuration CodaBox, sélectionnez la configuration précédemment créée.
Toutes les factures émises depuis ce journal seront automatiquement envoyées vers CodaBox.
Attention !
Le numéro de TVA renseigné dans la configuration CodaBox doit correspondre au numéro de TVA de l’émetteur défini sur le journal comptable. Dans le cas contraire, les factures ne pourront pas être transmises.
Dossier CodaBox (optionnel)
Vous pouvez également renseigner un Dossier CodaBox.
Les factures seront alors déposées dans ce dossier spécifique au sein de CodaBox. Si ce champ est laissé vide, elles seront envoyées dans le dossier par défaut.
Envoi automatique des factures
Une fois CodaBox configuré, les factures sont envoyées automatiquement.
Chaque facture de vente générée depuis un journal comptable associé à une configuration CodaBox est transmise à CodaBox au format UBL, accompagnée de son PDF. Votre comptable peut alors la récupérer directement depuis son espace comptable, sans aucune intervention de votre part.
Suivre l'état de l'envoi
Depuis Facturation → Factures émises, la colonne Traitement vous permet de suivre l'avancement de chaque facture.
Cliquez sur l'icône de cette colonne pour afficher le détail des différentes étapes de traitement, dont Envoi vers CodaBox.
L'icône affichée à côté de cette étape indique son état :
- Chargement : l'envoi est en cours de traitement.
- Coche verte : la facture a été transmise avec succès vers CodaBox.
- Croix rouge : l'envoi a échoué. Vérifiez votre configuration ou cliquez sur Réessayer pour relancer l'envoi.
Une fois l'envoi effectué avec succès, la facture est automatiquement considérée comme exportée dans Foldio.