Commissions
Comprenez comment gérer les commissions internes et externes dans le processus de facturation.
Bon à savoir
Les commissions internes sont liées aux prestations validées lors de la facturation - Une configuration correcte des fiches utilisateurs est essentielle pour garantir un calcul fiable - Les commissions externes sont indépendantes des prestations et reposent sur le lien entre un contact et un dossier
Commissions pour les collaborateurs (internes)
Dans Foldio, les commissions des collaborateurs sont calculées à partir des prestations enregistrées dans les dossiers.
Le fonctionnement repose sur deux étapes :
- Les prestations sont enregistrées lors du travail dans le dossier.
- Elles sont confirmées au moment de la facturation.
Les commissions sont donc anticipées pendant le suivi du dossier, puis validées lors de la facturation.
Définir les collaborateurs concernés
La gestion des commissions se fait dans la fiche utilisateur.
C’est à cet endroit que vous définissez si un collaborateur perçoit des commissions et selon quel mode.
Trois modes de fonctionnement sont disponibles selon votre organisation.
Attention ! Si la fiche du collaborateur n’est pas correctement complétée, Foldio considère qu’il travaille à barème fixe. Certaines commissions peuvent alors ne pas être attribuées. Un message d’alerte vous le signale.
Définition des prestations
Une prestation est comptabilisée dès qu’elle est enregistrée dans Foldio.
Cela inclut :
- les événements de type prestation (configurables)
- les visites (enregistrées par défaut)
Selon votre configuration, certaines visites peuvent ne pas être considérées comme des prestations (notamment pour certains organismes de gestion).
Lors de la facturation, Foldio vous propose de valider les prestations enregistrées.
L’utilisateur qui établit la facture peut confirmer les montants et ajuster les attributions de commissions.
Seules les prestations confirmées sont prises en compte dans le calcul final des commissions.
Consultation des commissions
L’accès aux commissions dépend des permissions utilisateur.
- Un collaborateur qui perçoit des commissions peut consulter son propre décompte.
- Les utilisateurs disposant de la permission adéquate peuvent consulter les commissions de l’ensemble des collaborateurs.
Suivi des commissions
Les commissions sont présentées selon trois niveaux :
- les mois échus, basé sur les prestations confirmées
- le mois en cours, encore évolutif
- les prestations enregistrées mais non encore confirmées
Cela permet d’anticiper les commissions futures tout en distinguant les montants déjà validés.
Cas particulier
Si une feuille de commission est modifiée après la clôture d’un mois (par exemple suite à une correction), Foldio affiche une icône d’alerte pour signaler cette modification.
Ajustements et corrections
En cas de correction (par exemple une note de crédit), vous pouvez ajuster les commissions en ajoutant des montants négatifs.
Commissions pour les apporteurs d'affaires (externes)
Les commissions pour les apporteurs d’affaires sont gérées au niveau des contacts.
Contrairement aux commissions internes, elles ne sont pas liées à des prestations mais à la relation entre un contact et un dossier.
La commission est appliquée au moment de la facturation, sur base du pourcentage défini.
Activer les commissions externes
Les commissions pour les contacts doivent être activées :
- globalement lors de l’onboarding
- par type de contact, afin d’identifier les contacts éligibles
Définir les bénéficiaires
La commission est définie lors de l’attribution d’un contact dans un dossier.
À ce moment, vous indiquez si le contact perçoit une commission ainsi que le pourcentage appliqué.
Un contact peut avoir un pourcentage par défaut défini dans sa fiche mais celui-ci peut être ajusté pour un dossier spécifique.
Le moment où vous renseignez cette information n’a pas d’impact sur le calcul.
Le pourcentage appliqué au dossier est toujours prioritaire.
Contrairement aux commissions internes, la commission n’est pas liée à une prestation. Elle est appliquée au moment de la facturation.
Confirmation lors de la facturation
Lors de l’établissement de la facture, Foldio vous propose de valider les commissions.
L’utilisateur en charge de la facturation peut confirmer :
- le montant
- les bénéficiaires
- les pourcentages appliqués
Consultation des commissions
L’accès aux commissions dépend des permissions utilisateur.
- Les contacts n’ont pas accès à Foldio et ne peuvent pas consulter leurs commissions.
- Les utilisateurs disposant de la permission adéquate peuvent consulter les commissions générées.
Suivi des commissions
Les commissions externes sont gérées par dossier.
Leur suivi repose sur un statut que vous pouvez mettre à jour manuellement (par exemple : à payer, payé).
Attention ! Le paiement n’est pas géré dans Foldio. Il doit être effectué en dehors de l’application.