Rapports en attente

Un rapport est, par définition, un document de compte-rendu d'une visite. Ce document peut prendre la forme d'un constat, d'un état des lieux, d'un procès verbal, d'une convention, d'un contrat ou, simplement, comme on le nomme dans certains secteurs : un rapport.

Lorsqu'un rendez-vous fixé à l'agenda est échu, Foldio va automatiquement considérer qu'un rapport est attendu et en faire une tâche à part entière, indépendamment du système de tâches.

Les rapports en attente

Le tableau de bord propose un onglet "Rapports" qui va reprendre les compte-rendu de visite attendus. Cette liste est classée et segmentée selon le délai attendu et l'utilisateur qui la consulte :

• Un expert ou un commercial verra uniquement les rapports qui sont attendus de sa part.
• Un gestionnaire ou un administrateur pourra consulter une liste exhaustive qui peut être filtrée sur un collaborateur en particulier.

Joindre un rapport

Pour clôturer la tâche de rapport en attente, vous avez 3 possibilités :

• Choisir l'option "Ne pas joindre de rapport"

  Dans le cas où vous considérez que cette visite ne nécessite aucun compte rendu ou document récapitulatif.

• Télécharger un fichier

  Vous pouvez joindre votre compte rendu de visite s'il s'agit d'un document externe ou rédigé via un outil externe.

• Générer un nouveau rapport

  Dans le cas où vous souhaitez créer votre rapport sur base de vos modèles prédéfinis dans Foldio.

  Pour générer un rapport dans Foldio :

  1. Ouvrez la tâche de rapport en attente depuis l'onglet Rapports.
  2. Cliquez sur Générer un rapport.
  3. Sélectionnez le template de document adapté (constat, état des lieux, procès-verbal, etc.).
  4. Vérifiez les informations préremplies (dossier, participants, date de visite).
  5. Complétez les champs manquants et validez la génération.

  Le document généré est automatiquement ajouté au dossier, ce qui vous permet de l'envoyer ensuite au bon destinataire ou de le faire signer.