Planifier les rendez-vous

La gestion du calendrier et des rendez-vous est au cœur de Foldio. L'onglet "Rendez-vous" du tableau de bord vous propose deux options afin de planifier les visites de vos collaborateurs.

Les rendez-vous à planifier

Cet onglet rassemble automatiquement les dossiers pour lesquels il est nécessaire de fixer un rendez-vous. Cette liste est alimentée par deux sources distinctes :

• Les nouveaux dossiers

  Foldio considère que chaque dossier nouvellement encodé requiert au minimum un rendez-vous à fixer. Ces dossiers seront donc listés automatiquement sans qu'aucune autre action ne soit nécessaire.

• Les tâches "Rendez-vous à fixer"

  Les dossiers qui comptent des tâches prototypées « Fixer un rendez-vous » pour convenir d'une nouvelle visite viendront également agrémenter cette liste et au terme du délai prévu.

Le tableau de bord propose une visualisation simple et claire de la liste des rendez-vous à fixer. Cette visualisation se définit par une segmentation en 3 colonnes :

• Nouveaux (la colonne de gauche)

  Cette colonne comptabilise les dossiers dont la nécessité de fixer un rendez-vous ne dépasse pas 24 heures et ne suscitent donc pas un suivi intensif.

• Plus de 24 heures (la colonne du milieu)

  S'y trouvent les dossiers qui nécessitent de fixer un rendez-vous depuis plus de 24 heures. Il peut s'avérer utile de proposer un suivi proactif sur ceux-ci.

• Plus de 7 jours (la colonne de droite)

  Retrouvez ici tous les dossiers dont le délai pour fixer un rendez-vous est échu depuis plus de 7 jours et qui nécessitent un suivi assidu.

Les réservations à confirmer

Lorsqu'il n'est pas possible de fixer un rendez-vous car votre interlocuteur n'est pas en mesure de communiquer ses disponibilités, Foldio vous permet de faire une "réservation". Vous pouvez alors bloquer plusieurs créneaux horaires dans le calendrier de votre collaborateur en attendant une confirmation de votre contact.

Dès que votre interlocuteur vous aura indiqué quelle date et heure lui convient, une simple action vous permet de, conjointement, confirmer le rendez-vous et son créneau horaire tout en libérant les autres.

C'est dans l'onglet "À confirmer" que vous pourrez avoir une vue d'ensemble des dossiers dans lesquels des réservations ont été établies, mais n'ont pas encore été confirmées.